Обязанности администратора офиса

обязанности администратора офиса

  1. Должностная инструкция администратора офиса
    I. Общие положения
    1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
    3. Администратор офиса должен знать:
    3.1. Расположение офисных помещений.
    3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
    3.3. Правила и методы организации работы офиса.
    3.4. Сферу деятельности работников офиса.
    3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
    3.6. Стандарты делопроизводства.
    3.7. Принципы организации снабжения офиса.
    3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
    3.9. Техническое оснащение офиса.
    3.10. Правила пользования оргтехникой.
    3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
    3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
    3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
    3.14. Основы трудового законодательства.
    3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
    4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
    5. Администратор офиса подчиняется непосредственно
    6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр. ) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
    II. Должностные обязанности
    Администратор офиса:
    1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами) .
    2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
    3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
    4. Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
    5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
    6. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
    7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
    8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
    9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
    10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
    11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.) .
    12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
    13. Ведет учет посетителей.
    14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
    15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
    16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.) .
    III. Права
    Администратор офиса имеет право: далее

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *